Vedtægter & Retningslinjer

Vedtægter for Troopers For Charity

§ 1. Navn, tilholdssted og stiftelsesår
Stk. 1: Foreningens navn er Troopers For Charity, i forkortet form TFC.

Stk. 2: Troopers For Charity er en frivillig non-profit forening, hvis grundlag bygger på ideen om
at skabe glæde og opmuntring til særligt udsatte børn og unge, hvor end Troopers for Charity
kommer hen.

Stk. 3: Troopers For Charity er en landsdækkende forening.

Stk. 4: Troopers For Charity, som forening, er stiftet den 24. november 2019. Foreningen er
stiftet på grundlag af fællesskabet Troopers For Charity, som blev grundlagt d. 30. August 2017.

Stk. 5: Foreningen er en godkendt fanklub hos Lucasfilm Ltd., og overholder de til hver en tid
gældende regler for fanklubber udsendt af Disney og Lucasfilm Ltd.

Stk. 6: Foreningen er uden tilhørsforhold samt holdning til hverken politiske emner eller
bestemte religioner.

§ 2. Formål
Stk. 1: Foreningens motto er “De gode gerninger kommer fra hjertet.”

Stk. 2: Troopers for Charity søger at forene det at gøre gode gerninger for andre, herunder
specielt udsatte børn og unge samtidig med, at vi har det sjovt i et fællesskab og viser vores
Star Wars dragter frem.
Dette gøres ud fra foreningens 3 grundlæggende værdier – Fællesskab, Frivillighed og
Forståelse.
– Fællesskab: værende både det interne i Troopers For Charity, samt de fællesskaber
foreningen berører.
– Frivillighed: alt arbejde i Troopers For Charity er frivilligt, ud fra foreningens motto om,
at det der gøres, kommer fra hjertet.
– Forståelse: at der altid vises forståelse for de livssituationer, som de udsatte børn og
unge er i, samt udvises forståelse og respekt overfor hinanden og vores medmennesker.

Stk. 3: Foreningens arbejde tager primært form af troops, hvor min. 2 medlemmer i et Star Wars
kostume og 1 supporter deltager. Alt arbejde i Troopers For Charity er 100% non-profit og alt
arbejde udføres gratis og uden vederlag – transportudgifter og evt. bespisning kan dog være
undtaget efter nærmere aftale med arrangør. Vi opfordrer til, at der ved troops, om muligt, bliver
doneret et valgfrit beløb til et velgørende formål i Troopers For Charitys navn.

§ 3: Medlemsret
Stk. 1: Som ordinære medlemmer optages enhver, hvis ansøgning godkendes af
medlemmerne. Ansøgningen skal være en motiveret skriftlig ansøgning, hvor ansøgeren som
minimum oplyser følgende:
– Navn og alder.
– Lidt om hvem de er.
– Hvor de kommer fra?
– Hvorfor de søger optagelse i Troopers For Charity?
– Hvad de kan bidrage med til foreningen (om de ser sig selv som supporter, i dragt, eller
noget andet.)
– Hvis de har en dragt; billeder af dragten/dragterne.
– Bekræftelse på, at foreningens bestyrelse må indhente en børneattest på
vedkommende.

Stk. 2: Alle skriftlige ansøgninger bliver lagt op til gennemlæsning internt i medlemsgruppen, så
alle medlemmerne kan læse dem. Ansøgeren vil herefter få svar på om ansøgningen er
midlertidigt godkendt eller afvist, hvilket vil ske, så vidt muligt, inden for 48 timer.
Fuldt medlemskab er betinget af, at børneattesten er ren og uden anmærkninger.
Ordinære medlemmer indbefatter både medlemmer med og uden dragt.
Hvert nyt medlem får tildelt en mentor, et erfarent medlem fra foreningen, til at støtte og vejlede
det nye medlem i sin start i foreningen. Beskrivelse af mentorrollen forefindes i dokumentet
“TFC for Dummies”, der udleveres ved optagelse i Troopers For Charity.

Stk. 3: Medlemmer kan melde sig til at deltage i og selv oprette troops.
Ved oprettelse af troops, bedes medlemmer gøre klar:
– For hvem og hvorfor de mener, der skal laves et troop.
– Hvor og hvornår det skal afholdes.
– Hvor mange der som minimum skal til for at kunne udføre det pågældende troop.
– Om der er et maksimum på antal medlemmer, der kan deltage.
– Deadline for tilmelding er minimum en uge før eventen, medmindre andet er aftalt.
Ved tilmelding til et troop melder man ud, om man vil deltage som supporter eller i dragt.

Stk. 4: Godkendelse af dragter, der skal kunne bruges til troops, sker åbent og i fællesskab
blandt medlemmerne. Her fokuseres der på en konstruktiv feedback, i særdeleshed hvis en
dragt ikke kan godkendes, således at medlemmet, eller det mulige kommende medlem, har
mulighed for at lave de fornødne rettelser og/eller tilføjelser. Dragterne i foreningen skal have en
vis standard, med reference i det kendte Star Wars univers. Hvilke dragter der godkendes,
revideres løbende i “Kostumeafdelingens” retningslinjer.

Stk. 5: Bestyrelsen indhenter børneattester i henhold til gældende lovgivning, grundet vores
troops ofte er rettet mod børn og unge.

Stk. 6: Udmeldelse af foreningen kan ske efter medlemmets ønske og kan foretages ved at
kontakte et medlem af bestyrelsen skriftligt/elektronisk. Alle data om medlemmet bliver herefter
slettet, samt medlemmet udmeldes af medlemsgruppen.

Stk. 7: Alle medlemmers status i foreningen revideres en gang hvert år, og derfor opfordres alle
medlemmer til at deltage i min. 1 arrangement om året – det kan både være et decideret troop,
et socialt arrangement, et møde eller noget helt fjerde. Mentorgruppen tager kontakt hvis
nødvendigt.

§ 4: Karantæne og eksklusion
Stk. 1: “Foreningens medlemmer bør altid stræbe efter at overholde foreningens tre
grundlæggende værdier: Frivillighed, Fællesskab, og Forståelse.

Stk. 2: Eksklusionsproceduren:
– Kun et flertal fra HR-gruppen kan indstille et medlem til eksklusion. Og kun efter udtømmende
forsøg på dialog.
– Medlemmet der er indstillet til eksklusion, skal have mulighed for at fremlægge sin side af
sagen til både repræsentanter fra bestyrelsen samt HR-gruppen inden en endelig beslutning
tages.
– Evt. eksklusion kan kun vedtages i samarbejde mellem HR-gruppen og bestyrelsen.
Beslutningen skal foretages i enighed (mindst 2/3 for) mellem begge grupper.
– Skulle eksklusionsproceduren gælde et medlem af bestyrelsen eller HR-gruppen, eller er et
medlem af disse grupper på anden måde involveret, er dette medlem inhabil i hele
beslutningsprocessen.
– Det påhviler bestyrelsen at orientere alle medlemmer om eventuelle eksklusioner, med
henvisning til overordnet årsag, dog med hensyntagen til det pågældende medlems privatliv, og
uden at fremlægge eventuelle følsomme oplysninger om medlemmet der kan være i strid med
gældende lovgivning (GDPR).

§ 5: Særlige medlemstyper
Stk. 1: Særlige medlemstyper indbefatter grupper af personer, som ikke går ind under de i §3
nævnte ordinære medlemmer, men som må fremvise sig som en del af Troopers For Charity.
De særlige medlemstyper skal dog ansøge om ordinært medlemskab, for at få gavn af de
almene medlemsrettigheder.
Æresmedlemskabet er at betragte som en hædersbevisning fra foreningens side, og er ikke et
ordinært medlemskab. Æresmedlemskabet er livsvarigt.

Stk. 2: Som æresmedlemmer optages enhver, der er indstillet af en eller flere medlemmer fra
foreningen, og er indstillet på grund af deres ekstraordinære indsats. Dette gælder for eksempel
i forhold til personlige og sociale udfordringer eller gennem samarbejdet med Troopers For
Charity. Æresmedlemskabet kan blandt andet gives til børn og unge, som har gennemgået
svær sygdom, er blevet mobbet, har mistet nære pårørende, eller som på anden vis har været
udsat for personlige eller sociale udfordringer. Det forventes, at alle æresmedlemmer
viderebringer den positive ånd og gerning i deres eget liv, og alle æresmedlemmer vil blive
præsenteret på foreningen Troopers For Charitys hjemmeside. Æresmedlemsskabet kan også
gives til personer der har ydet en særlig hjælp til TFC, eks. gennem donationer til TFC, praktisk
hjælp eller lign.

Stk. 3: Ambassadører skal være med til sprede budskabet om Troopers For Charity og det
arbejde, der udføres for de udsatte børn og unge i Danmark. Ambassadører vil ofte være, men
ikke begrænset til, personligheder, som via deres tidligere eller nuværende arbejde tilgodeser
de udsatte børn og unge. Troopers For Charity vil være i sin ret til at tilbagekalde et
ambassadørskab, hvis en ambassadør ikke overholder de krav, Troopers For Charity har
opstillet for at kunne være ambassadør.

§ 6: Generalforsamling
Stk. 1: Generalforsamlingen er Troopers For Charitys øverste myndighed. Dog er bestyrelsen
bemyndiget til at træffe beslutninger på generalforsamlingens vegne det kommende år, så
længe det ikke strider mod foreningsvedtægterne og medlemsafstemningerne.

Stk. 2: Der afholdes generalforsamling én gang om året.

Stk. 3: Generalforsamlingen er sammensat af ordinære medlemmer af foreningen.
Særlige gæster kan inviteres, men kun ordinære medlemmer har stemmeret under
generalforsamlingen. Hvert medlem har én stemme. Dertil kan medlemmer deltage via en
streamingforbindelse af generalforsamlingen.

Stk. 4: På generalforsamlingen behandles følgende dagsorden:
1. Valg af dirigent.
2. Fremlæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning.
3. Politikker og retningslinjer.
4. Diskussion af og afstemning om indkomne forslag.
5. Valg af:
a. Valg af medlemmer til bestyrelsen
b. Valg af medlemmer til HR-gruppen.
6. Eventuelt.

Stk. 5: Forslag til dagsordenen til generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 1
måned før afholdelsen af generalforsamlingen. Indkaldelsen til generalforsamlingen udsendes
umiddelbart herefter – dog senest 14 dage før generalforsamlingen. Dato for næste
generalforsamling fastsættes på generalforsamlingen.
Opstilling til bestyrelsen kan ske på dagen, eller til bestyrelsen i forbindelse med indkaldelse til
generalforsamlingen.

Stk. 6: Generalforsamlingens beslutninger vedtages ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.
Kan man ikke deltage, kan en fuldmagt gives til et andet medlem – dog højst 3 fuldmagter pr.
fremmødt medlem. Fuldmagt kan også afgives til bestyrelsen. Generel fuldmagt kan også
afgives, hvorefter der vil blive stemt efter bestyrelsens anbefaling. Generalforsamlingen er
beslutningsdygtig såfremt mindst 1/4 af medlemmerne er til stede, enten fysisk eller vha.
fuldmagt.

Stk. 7: På generalforsamlingen har alle medlemmer stemmeret, og alle kan opstille til
bestyrelsen – dog således at medlemmer under 15 år skal lade sig repræsentere af en af deres
forældre, og at medlemmer fyldt 15 år, men endnu ikke 18 år kan vælge at lade sig
repræsentere af en af deres forældre.

§ 7: Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, hvis et flertal i bestyrelsen, eller mindst en
tredjedel af foreningens ordinære medlemmer stiller krav om det med angivelse af, hvad der
skal behandles.

Stk. 2: Den ekstraordinære generalforsamling består af samme personkreds, som udgør den
ordinære generalforsamling. Personligt fremmøde, eller viderebragte fuldmagter, er en
betingelse for at kunne stemme. Derudover gælder samme regler som ved en ordinær
generalforsamling.

§ 8: Bestyrelse
Stk 1: Bestyrelsens primære opgaver er:
– Indhentning af børneattester.
– Overblik over foreningens gøren og laden.
– Være ansigtet udadtil og beskytte foreningens “brand”.
– Tilsyn med arbejdsgrupper/udvalg.
– Behandling af personsager.

Stk. 2: Bestyrelsen består af i alt 7 medlemmer. Alle bestyrelsesmedlemmer er valgt for en
periode på 2 år af gangen. Bestyrelsens poster er på valg forskudt, 3 i ulige år og 4 i lige år.
Formanden samt næstformanden er ikke på valg samme år. Alle medlemmer, uanset køn,
bopæl, alder, etnicitet mv. opfordres til at stille op, så det så vidt muligt sikres at bestyrelsen er
repræsentativ for medlemmerne.

Stk. 3: Alle medlemmer af TFC kan opstille til valg til bestyrelsen.
Såfremt flere medlemmer opstiller til valg end der er bestyrelsespladser, bliver kampvalg
gennemført vha. afstemning. Denne gennemføres via stemmeseddel, hvor alle kandidater står
på, og hvor der så kan stemmes på et antal lig med antallet, som er på valg. Dirigenten udpeger
2 stemmetællere, der efterfølgende optæller de afgivne stemmer inkl. fuldmagter. Efter
bestyrelsen er valgt, konstituerer denne sig, og fordeler selv posterne for- samt næstformand.
Derudover vælges der 2 suppleanter, der kan indtræde i bestyrelsen i det tilfælde, at en eller
flere bestyrelsesmedlemmer trækker sig fra bestyrelsen.

Stk. 4: De overordnede arbejdsområder som bestyrelsen fører tilsyn med og kan assistere med
om nødvendigt er:
– Internt fællesskab: sociale arrangementer, og andet som er til for at styrke/vedligeholde
det interne fællesskab i TFC.
– Troops.
– Medie/PR.
– Kostumer og props.
– Mentorordning.
– Administration af forum(s)/HR.

Regionspladser
Der vil løbende, som foreningen vokser, blive vurderet om regionerne skal deles yderligere op,
for bedre at få repræsenteret hele foreningen i bestyrelsen. Et valg der ændrer på mængden af
pladser i bestyrelsen, kan kun foregå på en generalforsamling.
Regionsopdelingen:
– Vest: Fyn, Jylland, samt øer der lettest tilgås vest for Storebælt.
– Øst: Bornholm, Lolland, Falster, Sjælland, samt øer der lettest tilgås øst for Storebælt.

Stk. 5: HR-gruppen består af 3 medlemmer, samt 2 suppleanter. Alle medlemmer af HR-gruppen
er valgt for en periode på 2 år af gangen. Posterne er på valg forskudt, 2 i lige år, 1 i ulige år.

§ 9: Økonomi
Stk. 1: Der opkræves ikke kontingent for medlemskab i foreningen. Foreningen har ingen
bankkonto.

Stk. 2: Troopers For Charity tager imod donationer i form af ting, som kan dække følgende:
– Udstyr der kan bruges til/i udførelsen af det arbejde, som foreningen gør.
– Gaver til børn/unge, som foreningen kan give videre til udsatte børn og unge under troops.

Stk. 3: Foreningen tager aldrig imod donationer i form af penge. Transportudgifter kan dog være
undtaget fra disse regler, hvis en arrangør tilbyder at dække disse. Dette kan aftales udenom
Troopers For Charity, men må aldrig kræves.

Stk. 4: Services som website, hosting og andet, bliver doneret til Troopers For Charity, primært af
medlemmerne i foreningen. Hvordan disse udgifter dækkes aftales internt i medlemsgruppen.

Stk. 5: Samarbejdspartnere er partnere, som vi samarbejder med omkring troops, sponsorater eller
som på anden vis har bidraget til den videre drift af Troopers For Charity. Vi har ingen juridiske
forpligtelser over for hinanden.

§ 10: Opløsning
Stk 1: Foreningen kan kun opløses, når 2/3 af de ordinære medlemmer vedtager det ved en
skriftlig afstemning på en generalforsamling. Såfremt der skabes det fornødne flertal for at
opløse foreningen, bestemmer generalforsamlingen hvordan og ved hvem, foreningens
aktiviteter skal afvikles. Foreningens eventuelle aktiver skænkes til et formål, som er godkendt
af generalforsamlingen. (Aktiver: værende foreningens samling af sponsor/donorgaver og andet
givet til foreningen).

§ 11: Vedtægtsændringer
Stk 1: Vedtægtsændringer kan foretages på generalforsamlingen, når ⅔ af de afgivne stemmer
er for forslaget.

Vedtaget på Troopers For Charitys stiftende generalforsamling 24.11.2019
Vedtægterne vedtaget og opdateret 18.04.21.